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残業時間、半年で600時間の削減に成功。7つの習慣から学ぶ片付ける順番が何よりも大事

片付ける順番が何よりも大事

まず、はじめに
「私は、仕事を全て完璧に終わらせることは無理だと考えています。」
もちろん、時間をかければできるでしょうが、人間1人ができる力は限られています。
だって、

1日25時間ある人はいますか?
365日休まずに働ける人はいますか?

いませんよね。だって、人間だもの。

この記事は、最小の力で最大限の力を発揮するために書きました。
これによって、週5時間、半年で600時間もの残業を減らすことに成功しました。

そんな秘伝の仕事術を紹介します。

この記事は、効率を図るためのノウハウではなく、優先度を選択するノウハウです。
日頃、私達は細かい選択をたくさんしています。
多くの選択の結果が、今の自分、状況といっても過言ではないでしょう。
やりとげたい夢や目標を達成するためには、1つ1つの選択が最も大事です。
選択について述べたいと思います。

【イーロン・マスクも実践!? ドミノ理論とは?】

イーロン・マスク氏も実践しているというドミノ理論を紹介しましょう。
優先度を選択する大切にさに気づいたきっかけになります。

「適切な順番でやる」ことの持つパワーが過小評価されている

記事の中の一文です。
この『適切な順番でやる』大切さは、最も重要な事だと述べています。

ドミノ戦略というのは、1つの小さなドミノが倒れていくほどに強大なエネルギーを持ち、最終的には大きなドミノを倒すことができるところから言われています。

何人もの成功者がやっているのは「ドミノ戦略」です。
ドミノ戦略はとてもシンプルです。最初のドミノを倒すように、最初は簡単にできるとても小さなことから始めるのです。たとえば、ビジネスの最初の一歩は、ビジネスに関するアイデアをブレストすることです。何でもいいですが、最初の一歩は驚くほど簡単なものにしましょう。
〈中略〉
ここで一番重要なのは「順番」です。1万人顧客を集めるという計画はすばらしいですが、最初のステップは1万人ではなく、1人の顧客を獲得することにしたほうがいいです。
引用:イーロン・マスクを成功に導いた「ドミノ戦略」を知れば、「あなたがいつまでも成功できない理由」がわかる

大きなことを成すには、最も大切でできる1つのことから始めることが大切だと知り、こう考えました。

『日常業務にも通じることがあるのではないか?』 と。

仕事において大切なことを定義する

貴方の仕事にとって大切なことはなんでしょうか??

私は、営業なので売上を伸ばすことが最重要です。
売上をあげるためには、朝から晩まで仕事をもらいに這いずり回り、お客さんの要望を答え続ければ成果はでると考えました。
もしくは、売上の大きいお客さんとの親密な関係になるために接待を繰り返すことも効果的だと考えました。

しかし、そのやり方では限界があります。時間と体力は有限なのですから……。
そこで「いかに労働時間を少なくして、成果をあげられるのか?」を着目しました。
少ない労力で仕事がこなせるようになれば、時間と体力が続く限り多くの仕事をこなせるようになると考えるからです。

ドミノ戦略にもとづけば、この目標を達成するためにやることを明確にしなければなりません。
こなせる量が有限なのであれば、全ての仕事をするのではなく仕事を選べばいい。
自分の業務の中でムダといえることを止めて、大切なことにあてればいい。
そうすれば、労働時間を減らして成果をあげられる。

大切な仕事しか取り組まない状態だからこそ売上は上がる!と確信しました。
そうドミノ戦略の初歩は、「重要な仕事って何だ?」としっかり考えて、取り組む。

そして、常に繰り返し考え続けてやり続けることなのだと気づきました。

【まずは、大切な仕事を見極めるところからはじめる】

仕事とは、4つの種類に分かれると言われます。
有名な7つの習慣が教えてくれます。

私たちにとって、本当に重要な活動は、「緊急ではないが重要な」第Ⅱ領域活動にあります。
少し考えればわかることですが、第Ⅰ領域にある『締め切り直前のタスク』といった活動は、第Ⅱ領域:『周到な準備と計画』を怠った結果であると言えます。
つまり第Ⅱ領域へのフォーカスが第Ⅱ領域の事項を減らすことに繋がるということができます。
コヴィー博士の言葉を借りれば、「第Ⅰ領域へ時間を割くことは避けられないが、第Ⅱ領域へ時間を割くことによって減らすことはできる」のです。
フランクリン・プランナーより

緊急かつ重要なことは、第Ⅱ領域を充填に力をいれることで第Ⅰ領域を減らすことができます。

なので、普段の仕事は、この第Ⅱ領域を優先してやりましょう!
コツは、朝か前日の退社前に今週・今日やることを明確にすることです。
それは、目標や目的から逆算し週・日単位までの予定をたてることが大事です。

この予定を立てないまま目の前の仕事をとりかかるのは大変危険です。
他人に振り回されて時間を過ごしてしまうからです。
そのような状態では、成果をあげられないですし何よりもストレスを感じると思います。
他人に指図されながら生きていたら誰だって息苦しくなりますよね……。

【予定を立てたら処理の順番を考える】

さあ、この第Ⅱ領域で今ある仕事や終えた後の仕事について考えてみましょう。
営業を例に考えてみます。

1.今現時点の見積もり依頼の処理
2.見積もりしおえた案件の追跡活動
3.新規開拓業務

1.は日単位の仕事ですし、2.3は週単位の仕事といってもいいでしょう。
まずは、この1.の仕事をどれだけ速く終わらせられるかで2.3への仕事へと手をつけられると思います。

【その仕事、本当に重要?? 自分以外の人でもできることは他人に任せる】

『自分以外でもできる仕事は、他人に任せてしまう』
という考え方は非常に大切です。
他人に任せてしまうことで、自分のやるべき仕事に集中できるからです。

私はなんでも最初から最後までやらないと気がすまない人だったため、
他人に任せることができませんでした。

1つコツを伝授すると
『貴方が体調不良でしんどいときに、任せたい仕事はなにか?』
と考えるとうまくいきます。
体調不良でしんどいときほど重要な仕事だけに取り組んで、さっさと帰りたいですよね。
おそらく自然に重要なことと重要でないことを区別していると思います。
考える基準の1つにしてみてください。

【重要かつ大切なことに取り組む】

繰り返しになりますが、重要かつ大切なことを考える時間を作りましょう!
あれこれやってから余裕があったら考えよう……、ではうまくいきません。

必ず通勤途中で考える!
退社前に考える!

などやる時間を決めておくことが大切です。

そうすれば、常に大切なことに取り組んでいる状況が作ることができ質の高い時間を過ごすことができます。
物事を達成できる循環ができているので、心に余裕がうまれて豊かな人生になると思います。
成果さえあげていれば労働時間が短くとも誰も問題は言わないでしょう。
こうして1日1時間の残業時間を短縮することができました。

この記事を読んで、まずはじめることは1週間のうちにいつ計画をたてるのか? を考えてみましょう。
必ず残業時間を減らすことに繋がると思います。

最後まで読んでいただきありがとうございました。
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【オススメ記事・書籍】

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

完訳 7つの習慣 人格主義の回復

  • 作者:スティーブン・R・コヴィー
  • 出版社:キングベアー出版
  • 発売日: 2013-08-30

7つの習慣は素晴らしい書籍なのですが、かなり根気が必要です。
漫画などで概要を掴むといいかもしれません。

まんがでわかる 7つの習慣

まんがでわかる 7つの習慣

  • 作者:フランクリン・コヴィー・ジャパン
  • 出版社:宝島社
  • 発売日: 2013-10-11