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メールの著名を使いこなして高速で返信できるようになろう!【仕事の効率化】

メールの定型文を使いこなしましょう!

このページは、仕事を早く終わらせて、帰宅することを目的とした記事です。
メールの著名機能を使いこなすことで時間短縮ができること間違い無しです。

なぜ、メールの定型文を使いこなす必要があるのか?

なぜ、メールの定型文を使いこなす必要があるのでしょうか?
それは、文字を打つよりも早く、そして、ラクだからです!!
当たり前といえば当たり前ですが、大事なことです。

だって、メールを作成するのに数秒早ければ積み重ねれば大きくなります。
また、夕方頃はどうしても集中力が落ちます。少しでも体力の温存しておけば不要なミスは防げると考えます。

【定型文の作り方】

作り方を確認しましょう!
今回は、outlookでの作成方法を紹介しますがメールソフトであればなんでも使えると思います。
著名という機能を利用して、よく使う定型文をいっぱいストックしておきましょう。

1.新しいメール メッセージを作成する

2.[メッセージ] タブの [挿入] グループで [署名]、[署名] の順に選択します。

3.[編集する署名の選択] で [新規] を選択して、[新しい署名] ダイアログ ボックスに署名の名前を入力します。

4.[既定の署名の選択] で、署名の次のオプションを設定します。

5.[電子メール アカウント] のリストで、署名を関連付ける電子メール アカウントを選択します。メール アカウントごとに別の署名を指定できます。

6.[新しいメッセージ] のリストで、すべての新しいメール メッセージに自動的に追加する署名を選択します。新しいメール メッセージで自動署名を行わない場合は、既定のオプションの (なし) をそのまま指定します。

7.[返信/転送] のリストで、メッセージを返信または転送するときに自動的に追加する署名 (自動署名) を選択します。それ以外の場合は、既定のオプションの (なし) をそのまま指定します。

8.[署名の編集] で、署名を入力して、[OK] を選択します。

引用:署名を作成してメッセージに追加する/マイクロソフトサイト

引用先のサイトでは動画で作り方を紹介してくれているので是非、ご確認ください。

【実際、どれくらいの時間短縮ができるの?】

簡易的なメール文で比べてみましょう。

【例文】

◯◯ 様

いつもお世話になっております。

お問い合わせの件、
回答を申し上げます。
添付ファイルをご確認ください。

宜しくお願い致します。

おそらく普通のタイピング速度の人でも10秒から15秒はかかるのではないでしょうか?

しかし、定型文をいれているのであれば、
◯◯ 様以下は、ワンクリックで済みます。
そうすれば、5秒でメールが送れます。

メール一通に10秒の差は、どうでしょうか??
6通も送れば1分の差です。

また、繰り返しますがメールを打ち続ければ疲れがでます。
人間はロボットではありません。
疲れが他のところに充てられるのであれば、それは効率がよいと思います。

【まとめ】

著名を利用して定型文のストックをいっぱい作成しましょう!
もっと使いこなすと月1回の上司への報告メールや謝罪メール、仕事依頼のメールも定型文にできます。
また、いつか使いそうだなーって場面(新任の挨拶など)のメールもストックしておきましょう。
メール文を考える時間がもったいないです。
大切な挨拶ですが普段会う人ならメールに気持ちを込める必要はないと思います。

最後にメール文についてお悩みの方、多いと思います。
非常に参考になったビジネス書をお伝えします。
この本、色んなパターンで書き方を教えてくれます。
伝えることが苦手な方でも書き方を真似れば、伝わる文章になります。

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このサイトでは、時間効率を探求しています。
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