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入社3年目までに身に着けたいこと。ファイルは検索しやすいタイトルで保存しよう【仕事の効率化】

ファイルは検索しやすいタイトルで保存しよう

※あまりに基礎的な内容のため入社3年目までの方に向けた記事になります。

皆さんは、ファイルの管理をどのようにされておりますでしょうか?
ビジネスにおいて書類データは山のように膨れ上がっていきます。
まだ入社も間もなければファイル管理なんて余裕!と感じるかもしれません。
しかし、長く仕事を続けて担当が増えてくるとそうはいきません。

そんなときのファイル管理方法を紹介しましょう!

ファイル名に必ず検索しやすいタイトルをつける

普段、何気なくファイル名ってつけていると思います。
これにひと工夫を加えましょう。

例えば、私がメーカーの人なので

『案件名 機種名 図面 特注品 』

という具合にしています。
このようにファイル名に案件名以外に、その他の情報をいれるようにしています。

それは、後々に検索しやすくなるからです。

ファイル検索を活用しよう

画像の矢印をみてください。
Windowsのフォルダ画面になります。
ここにファイル名をいれるとパソコンの中のファイルを検索することができます。
この機能、知らなかった方多いんじゃないでしょうか??

「あー、あのファイルが欲しい! 名前なんだっけ〜〜。どこかの案件で使ったのだけど、覚えてない……」

って思ったときに、案件名以外の情報から調べることが可能になります。
仮に機種名をいれておくと必要な場面ですぐにヒットします。

ちなみにMACのパソコンでも使用できますよ。

【おまけ】

ちなみに人生において、探しものを探す時間に150日かけているそうです。
積もり積もれば、大きな時間のロスになります。
大切な人生、捜し物に150日も使うなんてバカらしいですよね?
ましてや仕事なんて嫌だし、何も生まない探し物に使うなんてもったいない。
もっと生産性をあげるために取り組みましょう。

外部リンク:アレはどこ? 人は人生の150日以上の時間を探し物に費やしているという調査結果

【まとめ】

はやく仕事を終わらすため、
探し物なんて非生産的なことをやめて、大切なことに集中できるように
ファイル名のひと工夫を紹介しました。

とても簡単なことなので、明日からカイゼンするようにしましょう!!

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